Strategisches Beschaffungsmanagement

Beschaffungsmanagement

Beschaffungsmanagement

In diesem Artikel geht es weiter um das strategische Beschaffungsmanagement, aber auch geht es um das Lieferantenmanagement.

Make or Buy im Beschaffungsmanagement.

Der Ausgangspunkt von allen strategischen Beschaffungsentscheidungen ist die Überlegung, ob Waren oder Dienstleistungen selbst erstellt oder fremdbezogen werden sollen. Dort wo eine Firma keinen signifikanten Spezialisierungsgrad und/oder keine Mengenvorteile erzielen kann, sind die Verlagerungen auf leistungsfähigere Firmen geboten.

Im Ganzen geht es darum, die am Markt vorhandenen (wirkungsvollen) Leistungen zu Nutzen. Die inhaltlichen Entscheidungskriterien für die Beurteilung der Vorteilshaftigkeit von marktlichem Bezug oder auch Eigenfertigung finden sich meistens auch in der strategisch geprägten Out-/Insourching-Entscheidung wieder.

Das Outsourcing bezeichnet die Entscheidung zugunsten des Fremdbezugs von Input-Faktoren im Beschaffungsmanagement. Regelmäßig gibt es jedoch für die in Frage stehenden Waren extra keinen Markt, weil dies Produkt -oder auch Prozessspezialität aufweisen. Erreicht werden soll, unter Frimenstrategischen Gesichtspunkten, eine Verringerung der Fertigungstiefe mit dem Ziel des Abbaus von Fixkosten und damit eine kleinere Empfindlichkeit gegenüber Nachfrageschwankungen. Das Risiko einer mangelnden Produktionsauslastung wird auf die Lieferanten verlagert.

Das Outsourcing ist also auch ein nachhaltiges Mittel zur Vergrößerung der Anpassungsfähigkeit und Flexibilität von Firmen. Ganz besonders die Versorgung mit erfolgs-kritischen Waren mit weniger Versorgungssicherheit veranlasst Firmen, die Chance der Eigenfertigung in Betracht zu ziehen. Dadurch lassen sich Abhängigkeiten von Zuliefern mit großer Marktmacht vermeiden Auch wird das Know-how aufgebaut, dass zur Absicherung von Wettbewerbsvorteilen werden soll (Absicherung eines technologischen Vorsprungs).

Strategische Beschaffungsprogramme

Auf der Grundidee von Firmenzielen und Funktionsbereichszielen können strategische Beschaffungsprogramme für jeden Inputfaktor gedeutet werden. Dazu werden unterschiedliche Beschaffungs-strategische Elemente und Prinzipien sinnvoll miteinander verbunden. Die darauf entstehende Suorcing-Konzepte bilden das Haupt einer Beschaffungsstrategie. Dabei können die wichtigsten Sourcing-Elemente nach folgend Merkmalsdimensionen unterschieden werden. Die Verbindungsmöglichkeiten der Sourcing-Konzepte zu einer Beschaffungsstrategie werden durch die sogenannte Sourcing-Toolbox (Sourcing-Werkzeugkiste) betrachtet. Die beste Beschaffungsstrategie für ein Einsatzgut lässt sich als eine Funktion jeweils einer Ausprägung der genannten Sourcing-Konzepte beschreiben.

Das strategische Lieferantenmanagement im Beschaffungsmanagement:

Das strategische Lieferantenmanagement umschließt alle Maßnahmen einer Firma zur Gestaltung und Lenkung von Austauschbeziehungen zu Lieferanten im Beschaffungsmanagement. Im Mittelpunkt steht dabei die Wahl eines im Hinblick auf die Beschaffungsziele beste Transaktionsdesigns. Dabei sind rein marktliche Transaktionen von Bezugs ausgerichtete und damit langfristig orientierten Geschäftsbeziehungen zu einzelnen Lieferanten zu unterscheiden.

Währenddessen bei der Beschaffung von standardisierten Waren die Strategie auf die Erschließung einer großen Lieferantengrundlage ausgerichtet sein muss, steht die strategische Ausrichtung des Lieferantenmanagements beim Bezug von hochspezifischen Waren im Mittelpunkt (Supplier Relationship Management, Beziehungsmanagement). Sanfte Faktoren, wie zum Beispiel Innovationspotenzial, Service und Vertrauenswürdigkeit müssen erfasst und auch gestaltet werden. Die Zulieferer-Abnehmer Beziehungen können in Hinsicht des Grades der Intensität der erforderlichen Zusammenarbeit folgendermaßen unterschieden werden:

  1. Teilfertiger
  2. Produktionsspezialist
  3. Entwicklungslieferant
  4. Wertschöpfungslieferant

Die Intensität der Geschäftsbeziehung hat auch grundsätzlichen Einfluss auf den Umfang der für die Programmierung und Koordination der Geschäftsbeziehung einzustehenden Ressourcen. Das gilt auch für die nachfragende als auch für die anbietende Firma.

Die jeweiligen Beschaffungssituationen bestimmt die genaue Ausprägung einer Lieferantenbeziehung. Unter anderem zählen zum Lieferantenmanagement folgende Maßnahmen: Lieferantenauswahl und Lieferantenbeurteilung: Bei einer angestrebten intensiven aufrechten Integration eines Lieferanten (zum Beispiel Single-Sourcing) ist dies eine wichtige strategische Aufgabe.

Mit Blick darauf müssen die Beurteilungssysteme ausgestaltet werden: Zum einen ist die Ausweitung von der exakten Zeitpunktbewertung auf eine regelmäßige, zukunftsgerichtete Betrachtung notwendig. Zu anderen müssen die zukünftigen Potenziale eines Lieferanten zum Beispiel die Innovationsfähigkeit, berücksichtigt werden.

Die Lieferantenpflege umschließt alle Maßnahmen, die dazu dienen das Vertrauensverhältnis zwischen Lieferant und Abnehmer zu optimieren. Die Lieferanten-Entwicklung bezeichnet ein ganzes Packen von Maßnahmen zur aktiven Unterstützung und Hilfe von Lieferanten.

Im einzelnen fallen darunter die Lieferantenunterstützung wie zum Beispiel die Erlaubnis von Krediten, die Beratung durch die Mitarbeiter der abnehmenden Firma, technologische und finanzielle Hilfestellung beim Ausbau von Kapazitäten und Einführung von neuen Produkten oder auch Produktionsmethoden. Die Gestaltung von effektiven Anreizsystemen, um den Lieferanten trotz fehlender marktlichen Wettbewerbs-leistungsfähig zu halten.

Strategisches Beschaffungscontrolling

Dies wird benötigt für die Herbeiführung von Entscheidungen auf Basis von geeigneten Daten und Informationen. Diese Basis muss von Beschaffungscontrolling bereitgestellt und gepflegt werden. Die operativen Aktivitäten vom Beschaffungscontrolling unterstützt und transaktions-orientierte Verbesserung der Beschaffungsprozesse. Dazu müssen aussagefähige Kennzahlen notiert werden (zum Beispiel Anzahl der Lieferanten, Anzahl der Bestellung pro Mitarbeiter). Die Ziele liegen in einer Reduzierung, der im Einkauf entstehenden Prozesskosten und in der Senkung der Einstandspreise.

Das strategische Beschaffungscontrolling soll demgegenüber einen nachhaltigen Beitrag zur Optimierung der Firmenresultate leisten. Es bildet eine Querschnittsfunktion über alle Beschaffungsprozesse hinweg. Ganz besonders bei Make-or-Buy-Entscheidungen ist das Beschaffungsmanagement auf das strategische Beschaffungscontrolling und dessen Informationsleistungen angewiesen.

Für den Kostenvergleich der Alternativen „Eigenfertigung oder Fremdbezug“ muss das Controlling die Datengrundlage für die eigenen Wertschöpfungsprozesse schaffen (Darlegung der möglichen Herstellungskosten für die Leistung). Eine Gegenüberstellung von Herstellungskosten bei Eigenfertigung mit den Kosten eines Fremdbezugs bildet jedoch die Entscheidungssituation noch nicht ausreichend konkret ab.

Vielmehr ist es notwendig, bei der Errechnung der Kosten eines Fremdbezuges alle Kostenfaktoren mit einzubeziehen, die im Falle einer marktlichen Transaktion mit einem speziellen Lieferanten entstehen werden. Dieser Ansatz von sogenannten Total Cost of Ownership (TCO) enthält somit zum Beispiel auch die Kosten der Lieferantenakquisition (zum Beispiel die Logistik-Wartung, Entsorgung, Beendigung einer Lieferantenbeziehung).

Unsere Tipps:

  1. Wert auf messbare Einsparungen legen.  Die Sichtweisen der Beschaffungsabteilung und des Controllings driften zum Teil weit auseinander. Währenddessen man in Hinsicht des Produktionsmaterials noch relativ einfach Einigkeit erzielen kann, wird es bei  einmalige Beschaffungen und Projekten schon schwerer. Wichtig ist sich immer Alternativen vorzuhalten und gemeinsam mit dem Finanzbereich die Messung des Einkaufserfolges abzustimmen.
  2. Wichtig ist die Einkaufsstrategie zu bedenken. Diese sollte sich an der Firmenstrategie ausrichten und die Strategie der Geschäftsbereiche berücksichtigen. Zusammen mit einem Beschaffungs-ausgeglichenen Berichtsbogen ist man dann sehr gut für die Steuerung der Einkaufsabteilung ausgestattet.

Fazit: Das Beschaffungsmanagement befasst sich vorläufig mit der Frage ob Waren von Lieferanten bestellt werden sollen oder ob diese selbst hergestellt werden sollten. Dabei sind die Kosten zu beachten, wenn die Lieferung von einem Lieferanten kostengünstiger ist als die Eigenerstellung, dann sollte diese bestellt werden.

Das Ziel ist besonders die Kosten gering zu halten und zu reduzieren, um so die Umsätze der Firmen zu erhöhen. Das Beschaffungscontrolling beschäftigt sich mit dem Treffen von Entscheidungen aufgrund der Daten- und Informationen. Es soll einen nachhaltigen Beitrag zur Verbesserung der Ergebnisse in der Firma führen.

Was hältst Du vom Beschaffungscontrolling? Welche Vorteile siehst Du in diesen Maßnahmen vom Controlling?

Lese Dir gerne auch den Artikel Beschaffungsmarketing Teil 1 zu diesem Thema durch.